Skuteczny list motywacyjny krok po kroku

Panuje powszechne przekonanie, że list motywacyjny w procesie rekrutacji jest zbędny, ponieważ i tak nikt go nie czyta. Kandydaci z takim przekonaniem traktują więc list jako zło konieczne, kopiując szablony i wzory z Internetu, pisząc je bez przekonania i polotu. Osoby odpowiedzialne za rekrutację otrzymując takie listy faktycznie przeglądają je pobieżnie lub nawet pomijają, ponieważ zazwyczaj nie ma w nich nic, co przykuwałoby uwagę. I koło się zamyka.

A w każdej rekrutacji Twoja aplikacja musi wygrać na dwóch polach: musi pokazać, że spełniasz wymagania i oczekiwania pracodawcy określone na przykład w ogłoszeniu oraz musi się wyróżnić spośród innych ofert, zwrócić uwagę rekrutera. A tu list motywacyjny jest kluczowy. To w nim możesz i powinieneś pokazać swoją indywidualność i wyjątkowość. To w nim masz możliwość pokazania, dlaczego pracodawca właśnie Tobą powinien się zainteresować, dlaczego właśnie Ciebie powinien zaprosić na rozmowę. Wreszcie to w nim masz okazję pokazać swoją motywację.

Krok 1 – Cel listu motywacyjnego
Skuteczny list motywacyjny jest listem, który skierowany jest konkretnej firmy, na konkretne stanowisko lub jest odpowiedzią na konkretną ofertę pracy. Tylko wtedy masz możliwość pokazania w jasny sposób Twojej motywacji. Nie pisz listów ogólnych i nie wysyłaj tego samego dokumentu w kilka różnych miejsc. Taki zabieg od razu dyskwalifikuje Twoją ofertę.
Zastanów się, w jakim celu piszesz list i dobierz odpowiednie elementy, które sprawią, że rekruter będzie miał pewność, że list jest skierowany właśnie do niego.

Krok 2 – Struktura listu
Bez względu na to, czy zdecydujesz się na układ tradycyjny czy zupełnie niekonwencjonalny, list powinien mieć swoją strukturę, która sprawi, że czytający będzie miał jasność, jaki jest cel listu, jaka jest Twoja oferta oraz propozycja kolejnych kroków. Przy układzie tradycyjnym list powinien posiadać:

Wstęp – w którym pokazujesz cel listu (odpowiedź na ogłoszenie o pracę, nawiązanie do wcześniejszego kontaktu, przedstawienie swojej osoby jako kandydata na dane stanowisko, jeśli list jest wysyłany nie w odpowiedzi na ofertę pracy);

Rozwinięcie – w którym prezentujesz siebie, swoje atuty oraz pokazujesz swoją motywację do pracy na konkretnym stanowisku lub w danej firmie. Nie powtarzaj informacji, które rekruter może znaleźć w Twoim CV, ale poszerz je, uzupełnij lub rozwiń. Napisz o swoich osiągnięciach i sukcesach (jeśli ich nie ma w CV) lub o kluczowych umiejętnościach, jakie nabyłeś w trakcie praktyki zawodowej. O motywacji napisz wprost i od siebie, pokaż, na czym Ci zależy i co wyjątkowego dajesz w ofercie potencjalnemu pracodawcy. Pokaż mu, że traktujesz go wyjątkowo i ewentualne spotkanie jest dla Ciebie ważne.

Zakończenie – w którym zachęcasz do spotkania ze sobą lub informujesz o możliwościach kontaktu.

Krok 3 – Formalności
Każdy list musi zawierać:

• informację, gdzie i kiedy został napisany,
• podstawowe dane osobowe o Tobie (imię i nazwisko, adres, kontakt telefoniczny i mailowy)
• nazwę i adres odbiorcy (pracodawcy, agencji pośrednictwa, head huntera, etc.) – tam, gdzie to możliwe warto umieścić imię i nazwisko konkretnej osoby, do której kierujesz swoją aplikację;
• numer referencyjny – jeśli aplikacja odpowiada na konkretne ogłoszenie oznaczone takim numerem (numer ten umieść przed treścią listu lub we wstępie listu);
• aktualną klauzulę dotyczącą danych osobowych, jeśli załączone CV jej nie zawiera lub kiedy wysyłasz sam list;
• zwrot grzecznościowy na początku (np. Szanowni Państwo lub Szanowny Panie / Pani) oraz zwrot grzecznościowy na końcu (Z poważaniem, Z wyrazami szacunku);
• Twój podpis – imię i nazwisko (jeśli wysyłasz list na papierze – to również Twój odręczny podpis).

Krok 4 – Układ / Grafika / Prezentacja / Język / Poprawność językowa

List powinien być zwięzły i przejrzysty. Powinien zmieścić się na 1 stronie A4 – przy dłuższym mamy mniejszą pewność, że zostanie dokładnie przeczytany. Wejdź w buty rekrutera i wyobraź sobie, że łatwiej i skuteczniej przegląda się 1 – stronicowe dokumenty, szczególnie w sytuacjach, kiedy się je drukuje.

Zadbaj o podział tekstu na akapity, o odpowiednie odstępy pomiędzy nimi jak również odstępy pomiędzy wierszami. Niech Twój list wygląda schludnie, profesjonalnie i elegancko.

Nie jest ważne, czy tekst listu jest wyjustowany, czy wyrównany do lewej. To kwestia gustu i przyzwyczajeń. Ważne, aby tekst był starannie sformatowany, aby nie było w nim niepotrzebnych odstępów, czy spacji, aby czcionka była takiego samego rodzaju i wielkości.

Ważniejsze treści zaznacz, jako pogrubione, albo podkreśl. Niech rekruter od razu widzi, to co najważniejsze w Twojej ofercie. Jeśli masz kilka kluczowych atutów – wylistuj je. Tekst wypunktowany łatwiej się czyta i przyswaja, pamiętaj jednak, aby wpleść tę listę w ogólną strukturę listu.

Szczególnie zadbaj o poprawność językową oraz o sprawdzenie, czy w liście nie ma błędów ortograficznych, literowych, stylistycznych czy interpunkcyjnych. Zwłaszcza te pierwsze potrafią skutecznie przyczynić się do odrzucenia aplikacji.

Jeśli zdecydowałeś się na określoną grafikę i czcionkę w CV – wykorzystaj te elementy również w liście. Widać wtedy spójność, dbałość o szczegóły oraz profesjonalizm w podejściu.

List motywacyjny wraz z CV nie sprawią, że otrzymasz wymarzoną pracę, ale powinny skutecznie zachęcić rekrutera do spotkania z Tobą. Aby do tego doszło musisz pokazać w obu dokumentach, że jesteś świetnym kandydatem na dane stanowisko, że spełniasz określone wymagania oraz sprawić, że Twój list nie zginie w masie innych podobnych, czasami wręcz sztampowych listów.

Zastosuj się do powyższych zasad a na pewno będzie Ci łatwiej przygotować profesjonalny list motywacyjny. Jeżeli jednak pisanie listu Cię przeraża, nie wiesz, jak obiektywnie siebie ocenić i sprzedać zapraszamy na naszą stronę - www.ArchitekciKariery.pl.
Zrobimy to za Ciebie – profesjonalnie i skutecznie.

Marzena Potepa
Zespół Architekci Kariery